El Ayuntamiento de Donostia San Sebastián, a través de su página web www.donostia.eus, ha puesto en marcha un servicio para poder consultar los documentos del archivo municipal.
Este proyecto de digitalización y accesibilidad en línea va a comprender toda la documentación de titularidad pública municipal reunida y conservada en formato papel hasta 2018, momento en que se comienza a generar y conservar los documentos y expedientes electrónicos producidos como consecuencia de la implantación de la administración electrónica.
El Concejal de presidencia y transparencia, recursos humanos e innovación Juan Ramón Viles ha subrayado que “el archivo digital se convierte en una herramienta de difusión del patrimonio documental de la ciudad”. “Es una puesta en valor de la memoria conservada de la ciudad, pues desgraciadamente se perdió gran parte de su pasado e historia” ha resaltado el concejal.
Viles ha explicado que “con este proyecto, aspiramos a que el archivo municipal pueda favorecer la transparencia y el acceso a la información a través de la gestión de su patrimonio documental y la reutilización de datos, siempre que no estén protegidos por los derechos de propiedad intelectual o industrial”.
Hasta hoy solo se podía acceder a la documentación del archivo de forma presencial. Pero ya se puede acceder a 73.800 fichas descriptivas de los distintos fondos. Algunas de estas fichas tienen documentos digitales asociados. Documentos digitalizados a los que se tendrá un acceso libre y gratuito.
En las fichas descriptivas se han mantenido los términos y expresiones originales utilizadas en los documentos generados y recepcionados durante el franquismo.
El buscador
La herramienta de búsqueda se ha intentado que sea fácil y ágil. A través de la búsqueda simple, buscando por cualquier término, se obtiene una respuesta de todos los documentos que cumplen los requisitos de una consulta en texto libre en todos los campos de la ficha descriptiva.
Los resultados de las búsquedas se presentan estructurados por año, signatura y título o descripción, presentando selectivamente los documentos que cumplen con los requisitos de la búsqueda.
En cuanto a los documentos que no están disponibles en la Web, podrán ser solicitados telemáticamente y/o presencialmente.
Toda la documentación digitalizada y publicable, por no estar afectada por restricciones de índole legal (protección datos), estará disponible en la web, incorporándose a la misma los nuevos documentos a medida que se digitalicen, siempre que no estén afectados por restricciones legales y no sobrepasen los 20 MB.
Esto supone una ampliación de los recursos disponibles hasta ahora, ya que, sin límites horarios ni geográficos, se accederá a las descripciones y contenidos digitales de una parte del archivo municipal.
Contenido del archivo
El Archivo Municipal se caracteriza por el volumen y variedad de sus fondos. Actualmente alberga 115. 916 documentos, que ocupan 1.725 metros lineales. Casi dos kilómetros de documentación, que abarca del año 1.292 al año 1.994, sin contar los archivos de oficina de los diferentes Departamentos.
¿Qué documentación hay en el Archivo?
Fondo del Ayuntamiento de Donostia / San Sebastián
Fondo del Ayuntamiento de Altza
Fondo de los Marqueses de San Millán y Villalegre
Fondo del Consulado, Junta de Comercio y Tribunal de Comercio
Desde el Archivo Municipal se continúa trabajando en la digitalización de los fondos, para ir actualizando progresivamente esta nueva herramienta de información y consulta. Esta tarea está siendo desarrollada por personal del Archivo y de DonostiaTIK, un proceso en el que también participa Organización y Calidad, de la Dirección de Presidencia.
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Udal Artxiboko 73.800 dokumentu historiko udal webgunean kontsultatu ahal dira
Donostiako Udalak, www.donostia.eus webgunearen bitartez, martxan jarri du udal artxiboko dokumentuak kontsultatu ahal izateko zerbitzua.
2018ra arte paperean jasotako eta gordetako udal titulartasun publikoko dokumentazio guztia hartzen du barne digitalizaziorako eta lineako irisgarritasunerako proiektu honek. Une hartan, administrazio elektronikoa ezartzearen ondorioz ekoitzitako dokumentu eta espediente elektronikoak sortzen eta gordetzen hasi ginen.
Gardentasuneko, Giza Baliabideetako eta Berrikuntzako zinegotzi Juan Ramón Vilesek goraipatu duenez “hiriaren dokumentu ondarea zabaltzeko tresna bihurtu da artxibo digitala”. Eta adierazi duenez “kontserbatu den hiriaren memoriari merezi duen garrantzia emateko modu bat da; izan ere, zoritxarrez, galdu egin zen hiriaren iraganaren eta historiaren zati handi bat”.
Bestalde, zinegotziak aditzera eman duenez “proiektu honekin, Udal Artxiboak gardentasunari eta informazioaren irisgarritasunari mesede egitea espero dugu, haren dokumentu ondarea kudeatuz eta datuak berrerabiliz, baldin eta jabetza intelektualaren edo industrialaren eskubideek babestuta ez badaude”.
Orain arte, hara gerturatzea izan da Artxiboko dokumentazioa lortzeko modu bakarra. Alabaina, dagoeneko, hainbat funtsetako 73.800 fitxa deskribatzaile daude eskuragarri. Fitxa horietako batzuek dokumentu digital elkartuak dituzte, eta edonorentzat eskuragarri egongo dira, dohainik.
Deskribapen fitxetan, bere horretan utzi dira frankismo garaian sortu eta jasotako dokumentuetan erabilitako hitz eta esamoldeak.
Bilatzailea
Bilaketa tresna erabiltzen erraza eta arina izateko ahalegina egin dugu. Bilaketa sinplean, edozein termino bilatuz gero, baldintza jakin batzuk betetzen dituzten dokumentu guztiak emango dizkigu tresnak, fitxa deskribatzailearen alor guztietan egindako testu libreko bilaketa bat egiten baitu.
Bilaketen emaitzak urtearen, katalogo zenbakiaren eta izenburuaren edo deskribapenaren arabera daude egituratuta, eta bilaketaren baldintzak betetzen dituzten dokumentuak soilik erakusten ditu.
Web orrian eskuragarri ez dauden dokumentuei dagokienez, telematikoki edo aurrez aurre eskatu ahalko dira.
Web orrian eskuragarri egongo da legezko murriztapenik (datuen babesa) ez izateagatik digitaliza eta argitara daitekeen dokumentazio guztia. Gero, dokumentu berriak digitalizatu ahala, web orrira gehituko ditugu, baldin eta legezko murriztapenik ez badute eta 20 MBko tamaina badute, gehienez ere.
Lan honen bidez, gaur egun eskuragarri dauden baliabideak ugaritu ditugu; izan ere, Udal Artxiboaren zati baten deskribapenak eta eduki digitalak eskuratzeko moduan egongo dira, ordutegi eta geografia mugarik gabe.
Artxiboaren edukia
Funtsen bolumena eta aniztasuna ditu ezaugarri Udal Artxiboak. Gaur egun, 115.916 dokumentu biltzen ditu, eta 1.725 metro lineal hartzen dituzte horiek. Ia bi kilometro dokumentazio, 1292. urtetik 1994. urtera artekoa, sailen bulego artxiboak kontuan hartu gabe.
Zer dokumentazio dago Artxiboan?
Donostiako Udal Funtsa
Altzako Udal Funtsa
San Millán y Villalegre Markesen Funtsa
Kontsulatu Funtsa, Merkataritza Batzordea eta Merkataritzako Auzitegia
Udal Artxiboan, funtsak digitalizatzeko lanean ari dira, informazio eta kontsulta tresna berri hau gutxinaka eguneratzeko. Artxiboko eta DonostiaTIKeko langileak ari dira eginkizun honetaz arduratzen; gainera, Antolamendu eta Kalitate Zerbitzuak eta Lehendakaritza Zuzendaritzak ere parte hartu dute.